Polityka Prywatności Wellbeing Ideas

§ 1. Administrator danych osobowych
Wellbeing Ideas Sp. z o.o. pełni rolę administratora danych osobowych, co oznacza, że odpowiada za określenie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych. Dane kontaktowe administratora to: ul. Maszewska 20/55, 01-925 Warszawa. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt za pośrednictwem adresu e-mail: kontakt@wellbeing-ideas.pl. Właściciel danych może kierować wszelkie pytania, wnioski lub skargi dotyczące przetwarzania danych na wskazany adres.
§ 2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w określonych celach, wynikających z działalności Spółki. Przede wszystkim dane są przetwarzane w celu realizacji usług wellbeingowych świadczonych klientom indywidualnym i biznesowym oraz sprzedaży materiałów wspierających wellbeing, takich jak np. e-booki, narzędzia edukacyjne czy przedmioty motywacyjne.
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów RODO. W szczególności przetwarzanie danych jest:
niezbędne do wykonania umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
realizowane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, w zakresie marketingu i przesyłania informacji promocyjnych, takich jak newslettery (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, wynikającego z przepisów podatkowych, rachunkowych lub innych regulacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
uzasadnione interesem administratora, jakim jest utrzymanie relacji biznesowych, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz zapewnienie bezpieczeństwa usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W przypadku współpracy z klientami biznesowymi dane osobowe pracowników ujawniane przez klientów mogą być przetwarzane wyłącznie w celu realizacji zamówionych usług i są wykorzystywane wyłącznie zgodnie z umową. Klienci biznesowi są odpowiedzialni za poinformowanie swoich pracowników o tym, że ich dane są przekazywane Spółce.
§ 3. Zakres przetwarzanych danych osobowych
Spółka przetwarza dane osobowe takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub siedziby oraz dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za współpracę, np. przedstawicieli działów HR lub BHP lub innych dedykowanych działów Klienta. W przypadku realizacji umów z klientami biznesowymi możliwe jest również przetwarzanie danych pracowników przekazanych przez klienta. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.
W przypadku rejestracji kont użytkowników na stronie internetowej, przetwarzane są dane niezbędne do identyfikacji użytkownika i obsługi zamówień, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail oraz szczegóły zamówień.
§ 4. Sposoby zbierania danych
Dane osobowe są pozyskiwane w sposób bezpośredni, podczas korzystania z usług Spółki. Dane mogą być zbierane za pośrednictwem formularzy online dostępnych na stronie internetowej, w trakcie kontaktów telefonicznych lub korespondencji e-mailowej. W przypadku klientów biznesowych, dane pracowników mogą być przekazywane przez klienta w celu realizacji zamówionych usług wellbeingowych, takich jak programy szkoleniowe lub dostarczanie materiałów motywacyjnych, czy edukacyjnych.
Dane użytkowników są również zbierane podczas zakładania kont na platformie sprzedażowej Spółki. Użytkownicy są informowani o zakresie wymaganych danych w momencie ich podawania.
§ 5. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Dane związane z realizacją umów przechowywane są przez czas ich obowiązywania oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tych umów. Dane przetwarzane w celach marketingowych są przechowywane do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą.
W przypadku obowiązków wynikających z przepisów prawa, takich jak przechowywanie dokumentów księgowych, dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami (np. 5 lat od zakończenia roku podatkowego). W przypadku kont użytkowników w sklepie internetowym dane są przechowywane do momentu usunięcia konta przez użytkownika.
§ 6. Środki ochrony danych osobowych
Spółka dokłada najwyższej staranności, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych. Dane są przechowywane na serwerach Cyberfolks oraz w systemach Google Workspace, które zapewniają wysoki poziom ochrony, w tym szyfrowanie danych oraz zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu. Regularne audyty oraz aktualizacje systemów gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.
§ 7. Udostępnianie danych osobowych
Dane osobowe mogą być udostępniane partnerom biznesowym realizującym usługi w imieniu Spółki, takim jak trenerzy wellbeingowi, firmy kurierskie oraz podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub informatyczne. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Każdy podmiot przetwarzający dane na zlecenie Spółki jest zobowiązany do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych zgodnie z umowami powierzenia przetwarzania danych.
§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą
Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia, a także do przenoszenia danych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody użytkownik ma prawo do jej wycofania w dowolnym momencie. Wszelkie żądania dotyczące realizacji tych praw należy kierować na adres e-mail: kontakt@wellbeing-ideas.pl.
§ 9. Pliki cookies
Spółka korzysta z plików cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej, analizy ruchu użytkowników oraz personalizacji treści reklamowych. Pliki cookies są zapisywane na urządzeniu użytkownika zgodnie z jego ustawieniami przeglądarki, które można zmieniać w dowolnym momencie.
§ 10. Zmiany w Polityce Prywatności
Spółka zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w związku z wprowadzaniem nowych usług, zmianami przepisów prawa lub technologii. Aktualna wersja dokumentu będzie dostępna na stronie internetowej Spółki.